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工程项目管理软件在合同管理中常面临的问题

发布时间:2024年04月12日17:03 作者:admin 来源:本站 点击:1108


传统工程企业在合同管理中通常面临以下三种情形:

1、合同管理十分繁琐,尤其是合同数量较多时,经常会出现统一管理和分类困难的情况;

2、合同占据大量空间,随着时间推移,纸张容易变黄、腐烂,难以保留和管理。

3、手动搜索非常费时费力,尤其是在查找历史悠久的合同时,需要投入大量人力来查找。

4、合同信息无法在线连接各种数据,难以实现有效的系统管理和控制。

总结而言,传统的书面合同管理存在多种问题,因此大多数企业都会使用技术手段,如合同管理系统来解决这些问题。这种系统可以是独立的软件,也可以是工程项目管理软件的一部分。通过该系统,企业可以全面管理合同的各个阶段,包括签署、执行、开票、回款和归档,所有搜索都可以通过技术手段完成,节省人力资源,提高工作效率。

然而,在市场上琳琅满目的合同管理系统中,在购买时还需注意以下三个方面,一起看看具体内容。

一、公司本身的需要

成本预算

购买合同管理系统的首要前提是企业计划的成本预算。如果预算有限,可以考虑选择搭建在第三方平台上的系统;如果公司的预算比较充裕,可以根据企业对合同管理的需求、特点以及对工程项目管理软件的相关需求进行定制化。

实际需求

在选购合同管理系统时,切勿盲目跟风,不要因为看到其他企业使用得很好,就盲目地购买类似的软件。而是要结合自身企业实际需求,确保所选购的系统能真正应用于工作中,并发挥最大作用。

二、供应商的实力第三方

安全性

合同是企业的机密,因此安全性是选择合同管理系统时需要特别关注的重要问题,若合同管理系统的安全性受损,可能会导致企业失去主要经济来源。

售后服务

合同管理系统实质上属于一种“机器设备”,随着使用时间的增长,设备会逐渐老化,出现故障。因此,购买合同管理系统时供应商提供的售后服务——技术维护非常重要。

售后服务


三、系统内在的困难

易于操作

合同管理系统需要覆盖每位员工,而员工负责的任务各不相同。如果系统操作过分复杂,就会失去用户的支持。因此,购买的合同管理系统若过于复杂,就会失去其意义。因此,选择的系统应该操作简单,无需额外培训。

移动性

移动办公是时代发展不可或缺的一部分。因此,在购买时需要确保系统能够支持领导和员工随时随地查看合同,以确保工作的高效进行。

扩展性

企业的发展需要合同管理系统能够随着企业需求不断扩展功能,以便持续满足企业需求。


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