一、 公司简介及组织结构图

        安装公司隶属武汉市水务建设工程公司，工程公司是具有国家市政总承包一级资质、通过ISO9000质量体系认证的现代化施工企业。在九省通渠的江城，位于青松绿叶环抱的洪山脚下的安装公司，是一个集机电设备及自动控制设备安装工程、大型给排水钢管及配件制作安装、机械加工制造等为一体的现代化施工企业。安装公司设有生产技术科、质检科、材料科、综合办公室等四个职能部门，设有金工、金属结构等两个生产车间，工程项目室二个。
        近十七年来，安装公司立足自来水行业，以"持续改进，创一流产品"为方针，以"今天的质量，明天的市场"为企业精神，积极参与市场竞争，以优质产品、优良服务占领市场，以满足顾客要求的诚恳态度，以娴熟的安装技术，科学的管理水平，高效、优质、圆满地完成具有国际先进水平、自动控制程度高的水厂全套进口机电设备安装工程。先后承接了白沙洲水厂等19座大中型水厂的兴建、扩建工程。
        适应经济发展形势的要求，我公司不断更新、改造影响钢制管件产品质量的关键设备，调整生产工艺，强化生产规范化、标准化管理，严格执行ISO9000质量体系中的控制程序，钢制管配件焊接水平，达到国家规范中射线探伤Ⅱ级以上标准。先后完成了武汉市地区的京汉大道等10个钢制管加工工程。
        我公司以机电设备安装工程为依托，拓宽业务范围，加强对外协作。逐步参与环保、污水处理、消防、起重机械等行业的安装工程、制造加工等项目的竞争，取得了相关的资质证，先后承接了武汉市公汽停保场消防喷淋系统、黄石磁湖污水处理厂等7个工程。

二、 公司现行体制

三、 在没有使用《金石工程项目管理软件》前的公司状况

        1. 材料数据不真实

        由于采用电子表格进行统计，无法满足材料统计要求。材料统计人员又怕领导批评，总是胡乱调帐，以使与财务数据对应。随着日积月累，造成帐、卡、物严重不符。

        2. 分包费用很混乱

        我公司的分包费用情况比较复杂，如项目类一个项目多个分包商且同个分包商多个分包费，加工类一个分包商涉及多个项目分包费。原来是采用电子表格将同个分包商打包在一起滚动方式计算，付款没有一一对应项目，造成后来分包费用总是与分包商核算的对不上，还出现过重复支付分包费的情况。

        3. 成本统计难落实

        采用过电子表格方式，由于工程项目较多，花了半个月时间，勉强坚持了二个月，最后由于工作量实在太大，而且各部门的基础工作均不能及时跟上，成本统计工作无法落实。再加上材料入库、领料项目填写不准确，库备材料领用不合理，造成最后财务上的项目成本不真实，本来应该盈利项目结果莫名其妙亏损。

        4. 应收、应付帐款混乱

        工程款、材料款、分包款总是搞不清，好不容易花了很大人力清理一遍，结果管不了多长时间又乱了。

        5. 款项结算

        2013年总公司实行财务集中核算，分公司帐户取消，财务人员调到时总公司，无法及时了解帐户余额，造成材料款、分包款不到位，影响工程进度。

        6. 文档管理不规范

        查阅文件、资料、合同、决算常常出现“要用找不到，不用跑出来”，有时要翻箱倒柜找好半天才找到。

四、 金石软件中的解决方案

我公司金石软件的应用主要分四个阶段：

        3. 【分包管理】的应用

        [分包合同]：分包合同签订或分包加工决算审定后，由预算室录入分包合同信息。
        a. [合同附件]：预算室导入合同扫描件。
        b. [合同内容]：分包商提交经项目部审核的分包进度，由计划科录入[合同内容明细]、[合同执行明细]。
        c. [合同付款及相关发票]：分包商提交建安发票，由计划科在[发票管理]中录入信息；公司领导同意付款后，计划科[执行付款]填写[付款申请单]；分包费支付后，计划科执行[付款申请单]填写[付款单]。
        d. [合同罚款]：生产技术科等职能部门对分包商进行处罚后，将罚单交预算室，由预算室录入罚款信息。

        e. [合同查询]、[合同分包商汇总查询]：查询项目分包费用，分包商的应付款情况。

       项目分包费用查询

      分包商应付款查询

        4. 【材料管理】的应用

        [采购计划单]
        项目部手填“物资需求计划”提交生产技术科，生产技术科根据需求在[采购计划单]中录入，多联机打“物资清单”。

        注：1、由于项目部人员电脑操作能力和办公设备的限制，项目部暂时手填方式，待条件成熟，采购计划单可以由项目部录入，生产技术科负责审核、修改；

       2、我公司涉及的材料品种太多，且采购计划单的规格、单位无法与实际到货的“送货单”一一对应，除非人为来识别这些差别，但现有的人员无法满足要求，故[采购计划单]中的[采购计划执行明细]无法使用。目前[采购计划单]仅作项目部提交材料需求用，与[材料入库单]之间无执行联系。

        [采购合同]：材料采购回后，计划科在材料总库中建一个[采购合同]。
        a. [合同内容]：在[合同内容明细]中录入材料信息；在[合同执行明细]中[到货验收]。
        b. [合同付款及相关发票]：要支付材料款时，在[采购合同查询]中，选定“供货单位”，按照到货先后顺序指向对应[采购合同]，然后执行付款申请单、付款单。
        c. [合同查询]、[合同供应商汇总]：[合同查询]主要用于查询单个材料商的应付款；[合同供应商汇总]主要用于查询所有材料商的应付款。

        注：1、由于要实现材料商的应付款对帐，故在软件中材料均使用[采购合同] （不管此种材料是否签订纸质合同），即使是采购一个螺栓也建一个采购合同。

       2、我公司的材料是统一采购的，采取“采购进总库，调拨进项目”，现场未设材料仓库。

       3、受材料品种规格较多的因素影响，材料单据的规格设定为可以修改。在[材料维护]中规格全部为空。在[采购合同]-[合同内容]中明确规格，材料入库单、调拨单与之对应。

        [材料调拨单]：材料选择“选择单据S”，按照先进先出的原则。
        注：对于材料退料，有二种方式：一是调出项目和调入项目对换；一是调出项目和调入项目不变，数量为负数。经过认真考虑，从与财务统一和统计方便的角度考虑，选用第二种方式。

        采购合同

        材料入库单

        多联机打

        材料领用单

        多联机打

        [材料总帐万能查询]：通过选择“单据类型”中“材料采购单”、“材料调出单”查询当月材料入库、领料情况，并导出电子表格，通过排序、分类汇总（入库以往来单位分类、领料以项目分类）。
        软件入库查询

        导出电子表格，经排序、分类汇总

        软件领料查询

        导出电子表格，经排序、分类汇总

        [材料库存查询]：通过设置“填写截止日期”查询仓库库存，导出电子表格。与财务库存数据进行核对。

        材料库存查询

        财务库存=上月结转+本月入库-本月领料

        5. 【固定资产】的应用

        [设备采购单]：各部门建一个设备仓库，生产技术科以[设备采购单]将办公设备、生产设备进各部门的设备仓库。
        [设备调拨单]：生产设备由专门部门负责管理，领用，归还均以[设备调拨单]方式进行登记管理。
        注：设备归还，采取出库项目和入库项目对换方式。

        6. 【财务管理】的应用

        [银行管理]：我公司财务2013年8月实行的财务集中核算制，分公司无财务，无银行帐户，只在总公司有一个虚拟帐户。刚实施时，只有手工的一个流水帐，再加上总公司付款周期非常不严格，导致最后哪些钱付了，付了多少都不清楚，财务非常混乱。通过加强对软件的应用，将财务上发生的一些项目成本之外的支出，结合软件现有的一些功能进行灵活应用。目前软年银行帐与财务的银行帐已达到同步，各类收支均来源于各类承包合同、材料合同、分包合同、其它费、工程借还款、员工借还款单据，帐目非常清晰。

        财务流水帐

        软件银行帐查询

        7. 【员工管理】的应用

        [员工工资表]：综合办负责将员工每月各种收入进行录入。

五、 使用金石工程项目管理软件后的效果

        1. 材料管理

        我公司使用最为成熟的材料管理，目前软件中材料入库、领料、材料库存、材料应付款每月与财务数据完全一致。

        2. 分包管理

        现在通过软件的应用，能非常准确统计分包费用及应付款情况。

        3. 项目成本管理

        项目成本统计工作相比以前有了质的飞跃。下一步，我公司力求项目成本达到与财务成本完全统一。

        4. 办公自动化

        对于材料采购计划、加工计划等可以实现网上填报，无纸化办公得到提高；公司领导、部门领导查阅数据、资料简单快捷，大大提高工作效率；各类财务凭证采用多联机打，规范性得到提高。

        5. 全面利用软件进行管理

        我公司现逐步利用金石软件这个平台应用到本单位的各项管理工作。

六、 软件总体评价

        1. 同类软件比较

        我公司对软件的需求源于材料管理存在着很大的问题，通过在网上寻找各类管理软件，有的软件价格比较低但功能简单而且固定成型，想要改进基本不可能；有的软件功能看似很全但细致了解，实用性并不强，而且价格非常高，同样还存在二次改进问题。最终通过操作性、适用性、性价比的对比后，选择了金石管理软件。

        2. 软件二次改进

        我公司是2009年开始使用金石软件，通过与软件商不断沟通交流，对软件不断进行改进，使我公司在金石管理软件应用上的广度、深度也得到不断地扩大、加强，从而使我公司的项目管理工作上了几个台阶，并且我公司对该软件的应用不只是停留在项目管理上，正逐步应用到本单位的各项管理工作中。

        3. 软件应用定位

        这几年软件商为满足各类客户的需求而不断进行改进，功能也超出了项目管理的范围，我公司认为金石软件的定位不应在项目管理层面上，应上升到施工企业管理软件层面上。

七、 软件应用体会

        虽然金石软件是一个非常好的管理软件，但是仅凭软件好不能代表能够应用得好。项目管理本身是一个综合性的工作，涉及现场项目经理部、各职能部门协同工作，金石软件作为一个项目管理软件也同样需要多部门共同来完成。要使用好这个软件，得要“重量级”的领导亲自抓，而且要深入不能浮在表面上，这样才能调动项目经理部、各职能部门按照各自的管理职责在金石软件中进行分工协作，否则只会成为提高管理水平的一个“花架子”。